効率的に優先順位をつけるためにトヨタ式を試してみました

先日次男(小1)の参観日がありました。
行かない予定でしたが、仕事を
やりくりして駆けつけました。

 

こんにちは。タテエツです。

 

教室の外からそっとのぞきましたが、
私を見つけた瞬間、とても嬉しそうな
笑顔になった次男。

 

迷いましたが、
優先順位を上げて、予定をやりくして、、、。
行って良かったなあ、、、と、しみじみ思いました(#^^#)

(※これは数年前の子どもたちの写真です)

 

日々、やろうと思うことは沢山あるけど、
全部はできません。

 

優先順位をつけて、思い切ってやらない事を
決める事も大事です。

 

優先順位をつけるには、
その前に『全部出してみる事』が必要。

 

そこで、私が最近やっている方法をご紹介します(#^^#)

 

1)紙を1枚用意します。
サイズはB5とかA5。
あまり大きすぎない方がいいですね。
私は手帳と使うので、7センチ×9.5センチの
付箋を使っています。

 

2)緑色のペンで、ヨコ4段×タテ4列
合計16個のマスを作ります。

 

3)青色のペンでやることを書き出します。


この時の時間は『2分以内』
私はキッチンタイマーを使って測っています。

 

 

4)赤色のペンで、最も重要だと思うことに
『〇印』をつけます。最大で3個

 

 

5)赤色のペンで、今日しないといけないことに
『△印』をつけます。最大で3個

 

6)赤色のペンで、放っておくとまずいことに
『□印』をつけます。最大で3個

〇、△、□が重なっていることが、
最優先でやらないといけないこと。

 

これを、手帳の時間軸に書きいれます。

 

最優先するべきことがパッと見て
わかるようになって、予定に
組み込む事ができるようになります。

 

とは言っても、どの位の時間で終わるか?
という予想が外れる事もあるので、
予定と実績を見直すことが重要です。

 

これまでマインドマップ式でToDoを
書き出していたんですが、これを
やってみて気が付いたメリット。

 

『マスの数と、書く時間を決める事で、
書き出しに時間をかけなくてすむ。』

 

書き出しや優先順位をつけることって、
言うなれば準備体操。

 

ここで、書き方をあれこれ迷ったり、
思いつく限り、いくつも書き出すような事を
やってしまうと、行動をする時間が
なくなってしまいます。

 

テキパキとスピードアップするためには、
フォーマットと時間が決まっていた方が
いいので、そういう意味でも良いです。

 

 

時間を測るタイマーは、
スマホや携帯にもついていますが、

 

☑画面ロック解除
☑アプリを探す
☑アプリを起動
☑タイマー設定
☑タイマー開始

 

という手間が気になったので、
☑タイマー設定
☑タイマー開始
の2ステップですむキッチンタイマーを
手帳用に買っちゃいました。


ストレスフリー(笑)
100円ショップで買えますのでね(#^^#)

 

書き出し→優先順位付け→手帳への書き込み

 

タイマーを併用することでだんだん早くなってきます。
手帳に書き込むことで、この仕事はこれくらい時間がかかるなあと
時間の見積もりもできるようになってきます。

 

見て時間をとらえる私には、やっぱり
バーチカルは必須だなあ(#^^#)

参考書籍:トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術
浅田すぐる著 サンマーク出版

 

 

プロフィール


1級建築士・構造設計1級建築士。
トリノメ工房 手帳職人。

構造設計を15年間経験し、その間に自分で手帳を作り始める。

現在は、夫と設計事務所を運営しながら、オリジナルのトリノメ手帳を製作しています。

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私がトリノメ手帳をつくるに至った物語をお話ししています。

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